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Comunicación Efectiva

Comunicación Efectiva

La comunicación efectiva es aquella que logra que tu mensaje llegue tal como lo pensaste: preciso, sencillo y comprensible para quien lo recibe, sin dudas ni interpretaciones equivocadas. En este PodCast DIRCOM te cuento qué es, cuáles son sus características, cómo se logra y cómo se ve en la práctica, ya sea en lo personal, en lo profesional o en equipos de trabajo.

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Más abajo vas a encontrar los elementos que la componen, cómo alcanzarla, sus beneficios y la clase completa, tanto para escuchar como en video. Si querés ir directo a un tema, en la clase en video podés tocar el minuto exacto.

¿Qué es la comunicación efectiva?

En criollo: comunicar bien es lograr que el otro entienda lo que quisiste decir. Ese otro puede ser un familiar, un equipo de trabajo, los empleados de una organización, el público de una conferencia o los públicos objetivos de una empresa.

La comunicación es una habilidad, y como toda habilidad, se puede entrenar y mejorar. Optimizarla es imprescindible para desenvolvernos como seres sociales en las distintas áreas de la vida, especialmente en el hogar y en el trabajo.

Hoy es un tema en agenda por su relación con la comunicación interna corporativa y por su peso en las relaciones interpersonales. Para ir más a fondo, te recomiendo leer sobre la importancia de la comunicación personal y organizacional.

La comunicación es una habilidad, y como toda habilidad, se puede entrenar y mejorar.

Dr. Juan José Larrea

Características de la comunicación efectiva

Antes de pasar a los ejemplos, conviene detenerse en los rasgos que distinguen a una comunicación efectiva de una que no lo es. Estos son los que más peso tienen:

  • Claridad: el mensaje se entiende sin rodeos ni ambigüedades.
  • Concisión: comunicás lo esencial, sin información de más que canse a quien escucha.
  • Empatía: conocer a fondo a los públicos a los que te dirigís te permite adaptar el mensaje a su realidad.
  • Escucha activa: la comunicación es de ida y vuelta, y prestar atención genuina a la respuesta del otro vale tanto como saber hablar.
  • Asertividad: transmitís el mensaje con seguridad y respeto, sin caer en la agresividad ni en la pasividad; trabajar la oratoria ayuda mucho en este punto.
  • Retroalimentación: hay una instancia para confirmar que el mensaje se comprendió tal como lo pensaste.
  • Adaptabilidad al canal y al contexto: no es lo mismo comunicar cara a cara que a través de una pantalla, y entender la comunicación en la era digital ayuda a elegir bien el canal.

Sinónimos de la comunicación efectiva

Si buscás otras formas de nombrar este concepto, es habitual encontrarlo como comunicación clara, comunicación asertiva, comunicación fluida o buena comunicación. Todos remiten a la misma idea: transmitir un mensaje de manera comprensible y sin interferencias.

5 ejemplos de comunicación efectiva en la práctica

Llevando estos conceptos al día a día, así se ve la comunicación efectiva en distintos escenarios:

  • En un equipo de trabajo: un líder que, al asignar una tarea, explica el objetivo, el plazo y el motivo por el cual es importante, en lugar de dar una orden sin contexto.
  • En una devolución laboral: un feedback que combina un dato concreto, un ejemplo observado y una propuesta de mejora, en vez de una crítica genérica.
  • En una conversación familiar: escuchar completamente a la otra persona antes de responder, evitando interrumpir o anticipar conclusiones.
  • En una presentación o clase: variar el tono de voz, hacer pausas y chequear con preguntas si la audiencia sigue el mensaje.
  • En un mensaje escrito (email o WhatsApp): ir directo al asunto en el primer párrafo, usar oraciones cortas y cerrar con una acción concreta esperada.

Escuchá la clase sobre comunicación efectiva en Spotify

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Ideal para cuando caminás, corrés, estudiás o vas manejando.

Elementos que integran la comunicación efectiva

Todo proceso de comunicación se apoya en los componentes del esquema comunicacional clásico. Para que sea efectiva, tenés que cuidar cada uno de ellos:

  • Mensaje: lo que se comunica.
  • Emisor y receptor: quien envía el mensaje y quien lo recibe.
  • Canal: el medio o la plataforma por donde se emite.
  • Contexto: la situación en la que se envía y se recibe el mensaje.
  • Ruido: todo lo que puede interferir y afectar a los demás elementos.
  • Código: el conjunto de reglas o signos del lenguaje que el emisor debe asegurarse de compartir con su receptor, para que pueda decodificar y comprender el mensaje.

El contexto y los canales: cómo cambió el consumo de información

Con el avance de la tecnología se produjeron transformaciones enormes en la comunicación, que modificaron el consumo de la información y complejizaron el modo en que las personas interactúan y se relacionan con empresas, organizaciones o marcas. Con el vertiginoso desarrollo de la tecnologización surgieron plataformas digitales que alteran de forma continua el paisaje comunicacional y los vínculos de las organizaciones con sus audiencias.

Algunos ejemplos de canales actuales son las páginas web, los blogs, los correos electrónicos, las redes sociales y las aplicaciones de mensajería, que sirven para enviar mensajes instantáneos.

Al comunicar, es fundamental que conozcas a la audiencia a la que te dirigís y que tengas en cuenta el contexto en el que vas a hablar. Un evento, una mesa de directorio, una reunión de equipo, una clase o una charla familiar muestran públicos completamente distintos, y cada uno pide una forma diferente de dirigirse a él. Por eso la segmentación de públicos es clave.

“Se necesitan dos años para aprender a hablar y sesenta para aprender a callar”

Ernest Hemingway

El proceso comunicativo

A lo largo de todo el proceso, desde que emitís el mensaje hasta que llega, tienen que evitarse los ruidos, estorbos o interferencias que obstaculicen o modifiquen la comunicación entre vos y tu audiencia. Y en el medio hay algo que muchas veces se olvida: escuchar al otro y entender cuándo toca hacer silencio.

Cómo alcanzar una comunicación efectiva

Para lograrla, es fundamental que presentes una mirada atenta: en una conversación, un relato, una clase o una conferencia, tenés que transmitirle a tu público la certeza de que le estás prestando atención mientras seguís hablando.

Variá el tono de voz cuando corresponda, subiendo y bajando la intensidad, y dejá momentos de silencio para que el otro pueda reflexionar sobre lo que le decís.

Una actitud empática y agradable vuelve la comunicación más amena. Al revés, dar órdenes y mostrar una postura autoritaria genera una recepción negativa en las audiencias.

Por eso, buscá siempre un marco de positividad en tus mensajes, incluso cuando no son agradables de comunicar o cuando se trata de un informe negativo, con resultados contrarios a los esperados u objetivos incumplidos.

La duración del mensaje

No solo importan las actitudes, los gestos y las disposiciones personales de quien habla: también cuenta cuánto dura el mensaje. El ritmo vertiginoso de la tecnologización y la información hizo que lo efímero sea el rasgo característico de esta época.

Con el tiempo, las comunicaciones se volvieron cada vez más acotadas, respondiendo a las demandas de las audiencias y a su dificultad para sostener la atención ante mensajes extensos. Hoy conviene ir al punto.

Clase en video sobre Comunicación Efectiva

🕒 Podés ir al momento exacto del vídeo con solo tocar el tiempo indicado debajo, o elegir al final del artículo la plataforma de PodCast de tu preferencia.

  • 00:00 Introducción
  • 01:28 Concepto de la Comunicación Efectiva
  • 05:23 Emisor: Quien envía el mensaje.
  • 05:55 Receptor. Quien recibe el mensaje.
  • 06:19 Código: Conjunto de reglas y signos que deben ser conocidos por ambos.
  • 07:30 Canal: Plataforma por donde se emite el msj.
  • Mensaje: La comunicación que se envía.
  • 10:10 y 17:44 Contexto: Situación del momento en que se envía el msj y lo recibe el receptor.
  • 11:06 Ruido: Todo lo que pueda afectar a los elementos anteriores.
  • 13:22 Mirada atenta
  • 14:22 Lenguaje corporal
  • 15:21 Frases de aprobación
  • 15:59 Escucha activa
  • 17:44 Contexto
  • 18:12 Tono de voz
  • 18:58 Empatía
  • 19:23 Asertividad
  • 20:05 Expresar únicamente lo intencionado
  • 21:02 Respetar posturas ajenas
  • 21:27 Preguntar
  • 22:02 Parafrasear
  • 22:55 No dar órdenes
  • 23:19 Evita generalidades
  • 24:43 Motivar
  • 25:20 Pedir feedback
  • 23:44 Emociones
  • 26:07 Msjs. positivos
  • 27:12 Duración del Msj.
  • 28:58 Beneficios
  • 31:02 Prescindir

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El lenguaje corporal y la escucha activa

El lenguaje corporal o gestual tiene una gran importancia como dimensión comunicativa. Se repite mucho que la mayor parte de lo que comunicamos es no verbal, y conviene tomarlo con matices: las cifras populares (7% palabras, 38% tono de voz y 55% gestos) provienen de experimentos de Albert Mehrabian sobre cómo se transmiten sentimientos y actitudes, no sobre toda la comunicación. Lo que sí es cierto es que los gestos, los movimientos y el tono pesan mucho en cómo se interpreta un mensaje, y por eso practicarlos ayuda a lograr una comunicación efectiva.

Las frases de aprobación también son clave. Cuando se conversa en equipo, el comentario de uno puede ser aprobado por otro, que da una devolución. Así se destaca la escucha activa, que distingue los momentos oportunos para hacer silencio y prestar atención a quienes toman la palabra.

La escucha activa hacia el otro tiene un valor inigualable, con el respeto mutuo como pilar. Escuchar sin interrumpir es una tarea difícil, pero vale la pena: probablemente sus aportes lleven a una conversación mucho más positiva.

Beneficios de la comunicación efectiva

Los beneficios son muchos. Entre los principales:

  • Concentración y foco, personal y en equipo.
  • Cumplir metas en menos tiempo y con menos esfuerzo.
  • Motivación personal y grupal.
  • Fortalece el trabajo en equipo y ayuda a resolver conflictos.
  • Evita malas interpretaciones.

Al revés, sin una comunicación óptima aparecen resultados no deseados:

  • Desmotivación.
  • Aumento de los conflictos internos.
  • Clima laboral negativo.
  • Disminución de los resultados, personales y grupales.

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Preguntas frecuentes sobre comunicación efectiva

¿Qué es la comunicación efectiva?

Es la que logra transmitir un mensaje preciso, sencillo y comprensible para el receptor, evitando dudas y posibles interpretaciones equivocadas. Puede darse con un familiar, un equipo de trabajo, los empleados de una organización o los públicos de una empresa.

¿Cuáles son las características de la comunicación efectiva?

Las principales son claridad, concisión, empatía, escucha activa, asertividad, retroalimentación y adaptabilidad al canal y al contexto.

¿Cuáles son los elementos de la comunicación efectiva?

Los del esquema comunicacional: mensaje, emisor, receptor, canal, contexto, ruido y código. Para que la comunicación sea efectiva, tenés que cuidar cada uno y asegurarte de que emisor y receptor compartan el mismo código.

¿Cómo lograr una comunicación efectiva?

Prestá una mirada atenta, variá el tono de voz, dejá espacio para el silencio, escuchá sin interrumpir, evitá dar órdenes, buscá un marco positivo en tus mensajes, sé breve y pedí feedback para confirmar que se entendió.

¿Qué beneficios tiene la comunicación efectiva?

Mejora la concentración y el foco, ayuda a cumplir metas en menos tiempo, motiva a las personas, fortalece el trabajo en equipo, ayuda a resolver conflictos y evita malas interpretaciones.

Y vos, ¿qué es lo que más te cuesta a la hora de comunicarte, en tu equipo o en tu casa? Contame tu caso en los comentarios o escribime: me interesa saber en qué situaciones te toca aplicarla.

¿Cómo citar esta publicación?

Si vas a utilizar el texto completo o parte, te dejo la cita en formato APA:

Larrea, J. J. (2020, Octubre). Comunicación efectiva. Grupo DIRCOM. https://juanjoselarrea.com/comunicacion-efectiva/

Dr. Juan José Larrea, autor del presente texto

SOBRE EL AUTOR

Juan José Larrea

Doctor en Comunicación, Licenciado en Comunicación Social y Periodista. Conferencista y Docente Internacional de posgrados. En la actualidad, se desempeña como Director de Grupo DIRCOM.

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Transcripción del episodio

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Transcripción completa del episodio «Comunicación Efectiva», del Podcast DIRCOM, conducido por Juan José Larrea. Spotify https://podcastdircom.com/ o en el Canal de YouTube http://dircom.tv/

Bienvenida y presentación del tema

Podcast Dircom, programa de radio a la carta de todos los profesionales de la comunicación y las relaciones públicas, con la participación de expertos, autores y docentes iberoamericanos, el equilibrio justo entre la academia y la práctica. Bienvenidos al podcast Dircom con Juan José Larrea. ¿Qué tal, colega? Bienvenido al podcast, con mucha pasión por la comunicación, donde hablamos de comunicación, marketing, relaciones públicas, diseño, responsabilidad social, mecenazgo.

Acordate que estamos en dircom.tv, nuestro canal de YouTube, y desde el principio, en 2007, 2008, en podcast Dircom, en las principales plataformas: Spotify, Apple, Google, iTunes, iHeart, iVoox. En todas. Si no me encontrás en alguna, avisame. Hoy quiero hablarte de un tema muy bueno, muy particular, que nos pidieron hace tiempo, y decidimos hacer un acercamiento, porque no nos va a alcanzar el tiempo para hablar de todo.

Además, soy un eterno aprendiz, así que todo el tiempo voy adquiriendo conocimiento sobre, en este caso, la comunicación efectiva. ¿Qué es la comunicación efectiva? ¿Cómo lograrla? Como te digo, voy a intentar hacer con vos un acercamiento, una explicación sobre este tema, para que, ya mismo, mañana en tu trabajo o cuando lo desees, en el plano personal, profesional, laboral, familiar, tengas una comunicación cada vez mejor, y te asegures de que el mensaje llegue de forma clara, concisa.

¿Qué es la comunicación efectiva?

Pero vamos por partes: tratando de tener un concepto de la comunicación efectiva, viendo distintas definiciones de autores que hablan sobre ella, se puede decir que es un tipo de comunicación que logra transmitir un mensaje, y acá viene lo importante. De forma clara, entendible, para que nuestras audiencias, nuestros públicos, nuestro receptor, reciban este mensaje sin ninguna clase de dudas. Traspolá esto a las organizaciones, a vos con tu familia, con tus equipos de trabajo: cuando hables en una clase, una conferencia, una conversación, una mesa de directorio, cuando estés dando un mensaje, que llegue de forma clara, sencilla, sin lugar a dudas, y tampoco a libres interpretaciones. Por eso digo que la comunicación efectiva, para tener un concepto, podríamos decir que es un tipo de comunicación que logra transmitir un mensaje claro y entendible para el receptor, nuestro público, nuestras audiencias, sin dudas y sin posibles interpretaciones equivocadas.

Cómo lograrla: una habilidad que se puede mejorar

La pregunta puede ser: bueno, Juan, ¿y cómo lo logro? En esta clase me propongo darte ciertos elementos, herramientas, ideas y ejemplos para que ya mismo puedas perfeccionar, o adquirir algunas ideas que ayuden a que tu comunicación sea cada vez más efectiva. Pero también te pido que me des a mí, que compartas, para que gestionemos juntos el conocimiento latinoamericano en materia de comunicación, por expertos latinos, como vos y yo. Y sigamos.

¿La comunicación es una habilidad que se puede mejorar? Sí, claro, colega. Yo todo el tiempo trato, lucho, intento perfeccionar mi comunicación. La mía personal, en el plano profesional, en empresas públicas o privadas, viajando cuando estoy trabajando, en cualquier momento, dando clases de forma remota, virtual o presencial, en un ambiente con distintas audiencias, donde nos podemos ver completamente, etcétera.

En un plano virtual, en un plano real, físico, en presencia remota, como quieras llamarlo. ¿Es personal la comunicación efectiva? ¿Es en equipos? En ambas, en todo momento.

Ahora vas a ver cuántos elementos entran en juego, y cuántas herramientas, conceptos o puntos debemos tener en cuenta a la hora de comunicar. Sé que van a faltar muchos, seguramente muchísimos, claro que sí.

Índice de temas de la clase

Y antes de continuar, dejame decirte que abajo, en el campo de la descripción, acá en el canal de YouTube dircom.tv, o en mi página web juanjoselarrea.com, tenés un índice de todos los temas que tocamos en esta clase, con el momento exacto del video, para que vayas directo a lo que te interese. Miralo, está acá en el campo de la descripción, y también todos los links o materiales que te voy a ir comentando durante esta clase.

Emisor, receptor, mensaje y códigos

Vamos a continuar con algunos de los elementos que componen la comunicación en particular, pero en este caso haciendo énfasis en la comunicación efectiva. Un repaso rápido sobre esto que, por supuesto, ya conocemos quienes estudiamos comunicación, o quienes son simpatizantes de ella: en toda clase de comunicación está el emisor, vos, cuando das una comunicación, un mensaje, sos quien lo envía. Está quienes lo reciben, esto lo pasamos rápido, que es el receptor, tus públicos, tus audiencias, a quienes va dirigido, a quienes deseás que les llegue el mensaje. Y también está el mensaje, por supuesto, eso que estás enviando.

Un punto muy importante, que no te olvides, tiene que ver con los códigos. ¿A qué nos referimos con códigos? Sencillo: son un conjunto de reglas o signos, el lenguaje que voy a proponer dentro del mensaje que voy a dar, que yo comprendo, por supuesto, pero que el otro también debe comprender. Los códigos deben ser comprendidos tanto por el receptor como por el emisor.

Pero de esto hay que asegurarse: no hablar con un lenguaje del que dudo, o del que ignoro si el otro me va a comprender, porque, como decíamos al principio, para que la comunicación sea efectiva el mensaje no solo debe ser claro y entendible, sino que no debe dejar lugar a dudas ni a interpretaciones varias. Debe ser claro, sin dudas, y que mi público, mis audiencias, reciban este mensaje con códigos entendibles por ambas partes: un conjunto de reglas y signos conocidos por los dos.

La tecnología y los canales de comunicación

Lo cierto también es que hay que tener en cuenta, seguro esto ya lo entendés, algo a lo que me voy a referir: la comunicación existe desde que existe la humanidad, se fue complejizando, tuvo cambios. Pero hay un hecho muy importante a tener en cuenta, y me refiero más que nada a Latinoamérica, que es donde recorro países mensualmente trabajando: tiene que ver con el advenimiento de la tecnología. A mediados de los 90, en el 96, 97, con esta aparición fuerte, vertiginosa, que se produce a partir de la tecnología, aparece un cambio en el consumo de información, en la manera de comunicarnos, de interactuar con la marca, con las organizaciones, con los familiares, con mi entorno, con mis seres queridos. Esto hace que se complejice, como dije antes, para todas las organizaciones, para los profesionales de la comunicación, poder llegar a una comunicación efectiva.

Acordate que voy a ir haciendo un paralelismo entre la comunicación efectiva desde tu plano personal, laboral, profesional, y también hacia los públicos y los equipos de trabajo dentro de las organizaciones. La comunicación efectiva tiene mucho que ver con la comunicación interna, muchísimo. Pero sigamos: cuando hablaba de la aparición y el advenimiento de la tecnología, lo que ha sucedido es que se nos complica, a nosotros los profesionales de la comunicación y a las organizaciones que quieren seguir comunicando a sus audiencias, porque empiezan a aparecer distintas plataformas, canales, medios, donde nuestro colectivo social imaginario empieza a interactuar, como decía antes, entre ellos y con las organizaciones: el video, las imágenes, los memes, los textos, los chats, los blogs, las páginas web, los correos electrónicos. A veces casi no hablamos del teléfono.

Pero lo menciono porque es un elemento de la comunicación: como te dije, emisor, receptor, códigos conocidos por ambos, y qué canal vamos a elegir utilizar. Después profundizo sobre este tema.

El contexto y el conocimiento de la audiencia

Y, por supuesto, además de todos estos elementos anteriores, junto con el mensaje, está el contexto. Debo conocer en qué contexto voy a estar, cuál es mi audiencia: si es una mesa de directorio, si es una mesa familiar. Un contexto de fiesta no es lo mismo que un contexto laboral. Si le voy a hablar a un público preparado para un tema en particular, si tiene o no cierto conocimiento de la materia a la que me refiero, debo tener claro el contexto, el escenario, y también conocer a mi audiencia, para evitar ruidos, evitar interferencias, y lograr que la comunicación sea efectiva.

El ruido: evitar el teléfono descompuesto

Acordate que vamos directo, haciendo hincapié en este objetivo que es la comunicación efectiva. Y ahí hay un punto muy importante que tiene que ver con el ruido. Lo mencionaba un poco antes, tener cuidado con los contextos, lograr los demás elementos, y tratar de evitar todo aquello que haga que nuestro mensaje, nuestra comunicación, no sea efectiva. Evitar lo que en la República Argentina llamamos, tal vez en otros países también, el teléfono descompuesto: que en el proceso de emisión del mensaje, en todo este viaje hasta que llega al receptor, a mi público, a mi audiencia, no haya nada que modifique la comunicación.

Ahora lo voy a profundizar un poco más en los próximos slides. Con lo que te hablé antes, si no lo tenés claro, volvé atrás en el audio o el video del podcast y volvé a escucharlo. Ahora te voy a profundizar otra parte más, que también va a ayudar a garantizar que tu comunicación sea efectiva, porque vos lo podés lograr y mejorarlo: la habilidad para comunicar se puede mejorar, y solo hay que tener en cuenta algunos aspectos y practicarla.

La frase de Hemingway y el valor del silencio

Vamos a seguir profundizando sobre cómo lograr una comunicación efectiva, y también cómo disminuir los ruidos. Ernest Hemingway decía: se necesitan dos años para aprender a hablar, y sesenta para aprender a callar. ¿Por qué esto? Porque también forma parte de los ruidos.

Porque, como te voy a comentar en unos minutos, cuando uno está comunicando y quiere lograr que sea efectivo, también tiene que aprender a hacer silencios para escuchar al otro. Ahora voy a hablar un poco más sobre esto, pero esta frase me encanta, siempre la tuve en cuenta a la hora de dirigirme a los distintos públicos. Y acá te muestro, en este slide en el que me voy a detener un poco más que en los anteriores, qué tener en cuenta, colega, a la hora de lograr que mi comunicación hacia los demás sea efectiva.

Mirada atenta y lenguaje corporal

Cuando estamos conversando, hablando, haciendo un relato, dando una clase, una conferencia, una charla, y tengo ahí a mi audiencia, debo lograr que todos entiendan, comprendan, vean, perciban que les estoy prestando atención mientras hablo. Acordate que voy a ir fusionando, integrando, tanto cuando uno da una clase, como cuando está hablando con su equipo de trabajo, donde también hay interacción o conversación. Una mirada atenta, para que todos vean que uno les está hablando a todos, que los tiene en cuenta a todos. Otro punto muy importante a tener presente es el lenguaje corporal.

Recordá que sobre nuestro lenguaje corporal, el gestual, acá en el podcast Dircom, tanto en el canal de YouTube como en Spotify, Apple Podcast y en todas las plataformas, tenés una clase entera dedicada solamente a hablar de comunicación gestual. Buscala, te va a interesar, te va a gustar. La comunicación gestual, la comunicación corporal, tiene que ver con el 70% de lo que comunicamos. El 70% es corporal, es gestual.

Yo lo practiqué bastante, soy de mover las manos, hacer gestos con la cara, moverme, y me dio resultado. Lo practiqué y lo sigo perfeccionando. Soy un eterno aprendiz.

Frases de aprobación

Frases de aprobación: esto se da mucho cuando estamos hablando en equipo, cuando otro comenta algo, después te comento un poco más sobre la participación, y uno aprueba con alguna frase, con alguna devolución, lo que otros están diciendo. Todo esto hace que yo prepare bien a mi auditorio, a mi equipo, que lo atienda bien, que apunte a no aburrir, a que sientan que les estoy prestando atención, que le estoy dedicando tiempo a esto.

La escucha activa

Escuchar: lo decía antes con la frase de Ernest Hemingway, que tardamos unos sesenta años en aprender a callar, a hacer silencio, a poder prestarle atención al otro. Esto de la escucha activa, colega, es muy importante, y te preguntarás por qué. Porque, mirá, comúnmente nos pasa, en todas las sociedades, que cuando otro nos está hablando estamos pensando qué vamos a responder, sin poner atención a lo que nos están diciendo. O interrumpimos lo que la otra parte nos está comentando porque necesitamos volcar rápidamente lo que queremos decir.

Eso no contribuye a la comunicación efectiva. La escucha activa debe ser también de respeto mutuo, y ahora te voy a hablar de la comunicación asertiva. Cuando uno escucha activamente, incluso le da la posibilidad a la otra parte de brindar más datos, de explayarse un poco más, y hace que la conversación o la comunicación termine siendo mucho más redituable de lo que se había pensado, más rica, con mejor resultado. La escucha activa, hago énfasis en esto, es uno de los elementos, de las cuestiones a tener en cuenta, más difíciles de cumplir.

Nos cuesta mucho escuchar el doble de lo que hablamos, nos cuesta bastante, y seguramente estarás pensando en eso de que tenemos el doble de oídos, para escuchar el doble de lo que hablamos, y una sola boca.

Contexto, tono de voz y empatía

El contexto, como te decía antes, hay que tenerlo muy en cuenta: si es una fiesta, una mesa de directorio, una reunión de equipo de trabajo, si estoy dando una clase a un público, a una audiencia con cierto grado de preparación, si son muchos o son pocos, si voy a permitir que haya interacción o diálogo con mis públicos en ese momento. El tono de voz: yo lo utilizo mucho y te lo sugiero. No podemos hablar todo el tiempo bajito, o alto, pero siempre con el mismo tono, porque caeríamos en algo monótono, tal vez aburrido. Se puede levantar la voz, bajarla, para llamar la atención.

Hacer silencios, dando lugar al otro para que pueda reflexionar, ponderar, pensar lo que estoy diciendo en ese momento. El tono de voz es importante. Sinceramente, todos los puntos que he detallado y pensado para comentarte, a la hora de que logres una comunicación efectiva, cada uno tiene su importancia. La empatía es difícil.

Es difícil tratar de tener empatía, de hacerse el simpático, esforzarse por caer bien. Hay que tratar de ser empático, de ser agradable, ameno, pero no de forma forzada, ni mucho menos. Pero cuanta más empatía exista, mejor.

Asertividad, intención y respeto por otras posturas

Te decía sobre la asertividad. La asertividad, sobre la que en algún momento vamos a hablar de comunicación asertiva, tiene que ver básicamente, y rápido, con el respeto: respeto hacia el otro en mi comunicación, respeto cuando la otra persona habla, ser respetuoso de lo que digan por más que esté en contra de lo que yo estoy sosteniendo, fundamentando, argumentando. Respeto en aceptar que lo que el otro dice tal vez es mejor que lo mío, o que lo mío está equivocado. Expresar únicamente lo intencionado tiene que ver con esto: yo estoy hablando en esta clase solamente de comunicación efectiva, y trato de no irme por las ramas, de no variar de tema.

Esto tiene mucho que ver también con los objetivos que hay que tener en cuenta. ¿Cuál es el objetivo de esta comunicación que estoy dando, para que sea efectiva? En este caso, mi objetivo es acercarme a un entendimiento de lo que sería una comunicación efectiva. Entonces, hablame de eso, no nos vayamos a otros temas, y trato de lograrlo.

Eso es lo que hay que hacer, como decíamos: expresar únicamente lo intencionado en cuanto a mi objetivo al comunicar, para no dar lugar a confusiones. Respetar posturas ajenas también tiene que ver con la asertividad. Respetarlas, y de hecho, cuando me hacen una crítica en una exposición, una intervención, una clase, esa crítica la tengo que tomar como constructiva, para perfeccionar mis futuros trabajos. Es muy importante, y da muy buenos resultados.

Preguntar y parafrasear

También, cuando uno está comunicando y quiere lograr que sea efectivo, puede preguntar cuando otros intervienen, preguntarle a la audiencia, o hacer preguntas retóricas, para dar lugar, primero, a mostrar que estoy escuchando al otro, o, si nadie intervino, hacer preguntas retóricas para que el otro, por su cuenta, vaya reflexionando sobre lo que voy diciendo. Y si puedo generar alguna duda, que en ese momento se pueda ir dilucidando mejor. Parafrasear, ¿a qué me refiero? Cuando estoy trabajando en equipo, en una reunión de trabajo o del directorio, con otros colegas, y alguien interviene en mi comunicación, quiere acotar o aportar algo, para mostrar que estoy escuchando activamente, que estoy atendiendo lo que dice, puedo parafrasear alguna parte de lo que está comentando un colega.

Por varias razones: primero, porque le doy a entender que escuché lo que dijo. Segundo, para ordenar mis propias ideas a partir de lo que acaban de decir. Esto es importante, de hecho puedo reordenar también, para mi auditorio, los conceptos. Eso es parafrasear.

No dar órdenes, evitar generalidades y usar las emociones

Cuando estoy dando una intervención y quiero que mi comunicación sea efectiva, no puedo dar órdenes, no debería mostrarme autoritario. Sería mal tomado, mal recibido. Estaría poniendo a mi auditorio en una sensación que no me va a ayudar. Entonces, hay que cuidarse con esto, cuidarse de evitar las generalidades.

Esto tiene que ver con tener claro mi objetivo, como decía antes, y con expresar únicamente lo intencionado, la intención de mi comunicación desde el principio. Evitar irme por las ramas, las generalidades, ser muy concreto, muy conciso. Incluso las emociones ayudan mucho a la hora de comunicar. Sí, pero atención, siempre hay un pero: no irme al extremo en el uso de la emoción en mi relato, en mi oratoria, porque puedo llegar a desviar la intención de mi comunicación.

Puedo dar una pasada por ahí, pero enseguida volver, sentir un momento algo distinto, pero volver enseguida a mi objetivo. Utilizarla, pero no en exceso, no demasiado. Recordá que lo demasiado no es solo mucho de algo, sino que también es negativo, podés buscar la definición: es más de lo necesario, y al ser más de lo necesario, me perjudica.

Motivar y pedir feedback

Motivar a mi audiencia: motivar a todos los públicos, externos, internos, a los equipos de trabajo, a mi auditorio, a que consulten, a que sientan que lo que estamos hablando realmente puede servirles o tener sentido, a participar, a dar su lugar. Y con todo lo que venimos hablando uno ya va motivando. Si te ponés a pensar todo lo que estamos tocando, uno ya va dando lugar a la motivación, al espacio, al lugar del otro. Es muy importante también tener en cuenta el feedback.

Esa retroalimentación me permite saber si mi comunicación llegó, si mi objetivo se cumplió, y también recibir, con ese feedback, alguna crítica, como te la pido yo ahora: mandame un correo a [email protected], dejalo acá escrito en los comentarios, y decime qué puedo perfeccionar, cuántas cosas me faltó hablar en esta clase. Proponé lo tuyo, hagamos gestión del conocimiento en esta materia que tanto nos apasiona, la pasión por la comunicación.

Mensajes positivos

¿Qué otro tema? Podemos hablar también de mensajes positivos. Cuando hablo de mensajes positivos, quiero decir que mi relato, mi oratoria, mi comunicación esté dentro de un marco donde, si bien puedo dar datos de resultados de algún informe que no cumplió las expectativas, mi oratoria no debería ser negativa. Puedo utilizar, emplear palabras que no molesten, que sean adecuadas, que estén dentro de un marco de positividad, más allá de lo que se esté comunicando, sea un informe negativo, de malos resultados, o de objetivos no cumplidos.

Esto ayuda también a que quien lo recibe de mi parte, como comunicador, lo pueda procesar sin interferencias, sin los golpes que uno puede llegar a dar mientras habla, por violencia verbal, por ser rudo o brusco en sus expresiones, etcétera.

La duración del mensaje

Y cuidado con la duración del mensaje. Vivimos en un momento vertiginoso de información, que va y viene, de absoluta conexión. De hecho, hay redes sociales que han sido exitosas por lo efímero: una imagen y un epígrafe. Por eso los medios de comunicación tradicionales, como el gráfico, tienen redacciones cada vez más cortas, más allá de las plataformas publicitarias, con una redacción muy liviana.

Se van adaptando, después podemos discutir si está bien o mal, pero se van adaptando a los distintos públicos, audiencias, contextos sociales, etcétera, donde nuestras audiencias tal vez no tienen mucho poder de atención, o se aburren, o no aguantan las comunicaciones largas. De hecho, en estas clases me tomo mi tiempo, porque pienso que quien quiera aprender o comprender lo va a ver de una vez, o en partes, o lo va a poder rever en otro momento, queda grabado. Tal vez podría grabarte un videíto de un minuto con los tips que hay que tener, pero prefiero reflexionar. No obligo a nadie a que esto lo consuma, prefiero interactuar.

Así que la duración del mensaje en tus comunicaciones, analizando todos los puntos que vimos hasta el momento, hay que tenerla en cuenta, que no sea excesiva, que no sea larga, teniendo en cuenta a mi audiencia y adaptándome a ella.

Beneficios de la comunicación efectiva

Te podés preguntar también qué beneficios tiene lograr una comunicación efectiva. Bueno, muchísimos. Acá estoy mencionando cuatro o cinco, pero si toda comunicación tiende a ser efectiva, son innumerables los beneficios. En cuanto a quien le estás hablando, al receptor, a tus equipos de trabajo, para la comunicación interna en tus organizaciones: hay mayor concentración, mayor foco personal, mayor foco en los objetivos, unificación de los discursos, de los proyectos, de los emprendimientos, hacia dónde vamos como equipo.

Uno puede cumplir metas en menor tiempo y con menor esfuerzo, porque no hay confusiones, no hay ruido, no hay interpretaciones distintas, todos sabemos hacia dónde vamos. Motiva al personal, y también de manera grupal, porque todos reciben información, todos se sienten comunicados.

Buenas y malas noticias, equipos y consecuencias

Podrías preguntarte: ¿sería bueno usarla solo para comunicaciones de buenas noticias, y no para las malas? No, la comunicación efectiva es para todas. Cada uno después analizará qué desea comunicar, pero esto que te estoy comentando es para todos. Fortalece el trabajo en equipo, porque disminuyen las discusiones, los conflictos, los problemas, porque la comunicación es fluida, clara, entendible.

Entonces se pierde menos tiempo en conflictos por culpa de la mala comunicación. Y como dije al principio, si algo evita la comunicación efectiva, son las malas interpretaciones. No tener una comunicación efectiva óptima desmotiva, aumenta los conflictos internos, atenta contra el clima laboral, que siempre hay que buscar que sea bueno, y disminuye los resultados positivos. Y decime vos cuántos otros problemas podemos llegar a tener, deben ser muchísimos.

Estoy citando solo algunos como ejemplo.

Comunicación en equipos de trabajo y herramientas

La comunicación en equipos de trabajo: en otra clase que voy a dar muy pronto, y que voy a preparar para ponerla a tu disposición, voy a tratar de explicarte qué herramientas usar, ahora que estamos practicando mucho la presencia remota, trabajando desde casa, haciendo home office, con esta posibilidad que nos brinda la tecnología. ¿Cómo lograr una comunicación efectiva en ese contexto? Qué herramientas utilizar para trabajar en equipo, con aplicaciones o programas que me permitan tener comunicación efectiva, hacer seguimiento de trabajos, videoconferencias, trabajos en línea, en tiempo real, colaborativos, en documentos de texto, planillas de cálculo, presentaciones. Todo esto que colabora con la comunicación efectiva, que hace que los procesos de una comunicación organizacional sean óptimos y positivos, te lo voy a enseñar en una próxima clase.

Seguramente algunas de las herramientas que te voy a presentar ya las conocés, otras tal vez no, y vos también podés enseñarme a mí y a los demás, escribiéndonos y contándonos qué otras herramientas se pueden usar.

La movilidad debe ser prioritaria

No olvides, como vengo diciendo desde hace más de quince años, que actualmente en todas las tácticas de comunicación, y acá se incluye la comunicación efectiva, lo móvil debe ser prioritario. ¿Por qué? Porque el uso de estos dispositivos móviles, celular, tabletas, ha creado una dependencia en el ser humano, que los llevamos a todos lados. De esto hablo mucho, y ya sabrás cuáles son mis ideas.

Entonces, cuando hablo del contexto, de mis audiencias, de mis equipos de trabajo, tenemos que tener en cuenta la movilidad que hoy ofrece el dispositivo móvil y la conexión. Para ser claro: hay que tenerlo en cuenta a la hora de la comunicación efectiva, saber que esa es una plataforma que se está utilizando, y que dentro de ese medio hay distintas plataformas o aplicaciones, programas, que también se usan por separado o en conjunto, algunos integrados y otros no. No olvides tener en cuenta, en tu táctica de comunicación efectiva, que la movilidad debe ser prioritaria.

Cierre y contacto

Voy terminando, y acordate que hablamos de comunicación, marketing, relaciones públicas, responsabilidad social, diseño, mecenazgo, y que nos llamamos Podcast Dircom, dentro del Grupo Dircom, y estamos en todas las plataformas de podcast: Spotify, Apple Podcast, Google Podcast, iVoox, iHeart, iTunes, etcétera. También estamos en YouTube, nos encontrás como Podcast Dircom o Grupo Dircom, y estamos para compartir con muchísimos profesionales, que te muestro acá en pantalla si estás en dircom.tv, profesionales latinos como vos y como yo, que hablan sobre alguna especialidad, y a quienes vamos entrevistando por lo que saben. Si querés tocar algún tema, proponer o compartir algo, escribinos a [email protected]. Ahí tenés mis datos, también mi WhatsApp, así que estamos en contacto.

Te mando un fuerte abrazo, Dircom, y mucha pasión por la comunicación, colega, nos vemos pronto. Esto fue el podcast Dircom, pasión por la comunicación y la gestión. Grupo Dircom, hablamos de comunicación en español. Hasta la próxima.

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10 comentarios

  1. La comunicación efectiva es vital en todas las áreas de la vida, desde las relaciones personales hasta el entorno laboral. Desarrollar habilidades comunicativas no solo mejora nuestras interacciones, sino que también fomenta una mejor comprensión y colaboración. Este resumen explora las cinco habilidades fundamentales que pueden transformar la forma en que nos comunicamos y asegurar que nuestros mensajes sean recibidos de manera clara y significativa.

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