¿Qué es el Ceremonial y Protocolo?

Transcripción completa del episodio «¿Qué es el Ceremonial y Protocolo?», del Podcast DIRCOM, conducido por Juan José Larrea. Spotify https://podcastdircom.com/ o en el Canal de YouTube http://dircom.tv/

Presentación: ¿qué es el ceremonial y protocolo?

¿Qué tal, colega? Bienvenido a este fascinante mundo de la comunicación, soy Juanjo Larrea. Bienvenido si estás en el podcast Dircom, en Spotify, Apple Podcast, Google Podcast, o en dircom.tv. En este momento estoy en Buenos Aires, y una de las cuestiones en las que siempre uno quiere seguir formándose, dentro de nuestro ámbito de la comunicación, es: ¿qué es el ceremonial y protocolo?

Para eso, como siempre hago, trato de convocar a personas que sepan de un tema específico, que nos digan, como decimos en Argentina, la posta, la verdad. Eduardo López Cardozo es el presidente de la Asociación de Ceremonial y Protocolo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, en la República Argentina. Eduardo, bienvenido a Grupo Dircom, ¿cómo estás? Gracias por la invitación, un placer para mí participar de esta charla con toda Latinoamérica.

Sabemos de tu trayectoria, de tu recorrido. Enseñanos, Eduardo, primero en pocas palabras: si yo debiera decirle a alguien qué es el ceremonial y protocolo, ¿qué debería decir? El protocolo es la norma, es lo que te dice cómo tenés que manejarte institucionalmente, teniendo en cuenta la jerarquía de cada persona dentro de una institución. Lo social, lo empresarial, como lo oficial institucional. Y el ceremonial es todo lo que tiene cualquier actividad para llevar a cabo lo que dice el protocolo.

O sea que el protocolo es una suerte de reglamento que debo cumplir en cada evento. Si lo llevamos a lo cotidiano: un protocolo de salida de emergencia en caso de incendio, el paso a paso que hay que cumplir para lograrlo de manera exitosa. Un remedio: el prospecto dice cómo debe administrarse, paso a paso, y qué no se debe hacer.

El ceremonial como trabajo en equipo

Eduardo, ¿qué nos sugerirías a nosotros, y a todo el que nos vea? Porque tenemos muchos simpatizantes de la comunicación acá en Grupo Dircom, que nos siguen porque saben la importancia de esta materia. ¿Qué sugerencia nos darías? Porque uno participa en eventos, cenas, entregas de diplomas, premios, concursos, congresos, seminarios, o va a dar clases.

¿Tengo que tener en cuenta algo, en relación al ceremonial, cuando voy a algún lugar en especial? Lo que siempre hay que tener claro en el ceremonial es que es un trabajo en equipo, que se coordina con dos áreas fundamentales: la comunicación y la seguridad. En cualquier actividad que conlleve trabajar con ceremonial siempre hay un trabajo previo. El ceremonial es cien por ciento preventivo, e infinitamente reactivo. ¿Qué quiere decir esto?

Que todo lo que se puede prever tiene que estar, hasta en el mínimo detalle, clarísimo, para que el día D de la actividad salga perfecto. Lógicamente, ese es el mundo ideal: en el mundo real siempre va a aparecer un imprevisto, pero aun así siempre hay que prever lo imprevisto. Tenés que tener un plan B, un plan C, para cualquier actividad.

Esto significa que, en el mundo del ceremonial, cuando uno está organizando o preparando algo, como bien decías, hay que trabajar en equipo, y mencionaste la seguridad, en lo que me gustaría profundizar. ¿Por qué incluís la seguridad en este trabajo en equipo? Porque no solo hay que cuidar a mi funcionario, a la persona para la que ejerzo mi tarea, sino también a quien viene a consumir lo que mi funcionario quiere dar.

Generar una buena experiencia para el público

En el caso de lo empresarial, sería que si tu jefe va a presentar un producto, quien viene a verlo se vaya con el mensaje de ese producto, y cuando llegue a su casa quiera comprarlo. Generar un lugar donde se sienta cómodo, teniendo en claro toda la normativa que exigen los gobiernos locales en cuanto a la habilitación del lugar.

Esto significa tener en claro que hay que brindarle la mayor experiencia placentera posible: que el lugar esté correctamente dispuesto, además de seguir los protocolos que corresponda, hacerlo sentir como en casa desde que entra hasta que se va, para lograr que la persona, o los públicos que vinieron, se vayan con un estado de ánimo alegre, contento, identificado con lo vivido.

Claro, porque el que consume eso es un multiplicador: le cuenta la experiencia al próximo. Si yo fuera un ceremonialista dentro de una actividad privada, trabajando para quien va a transmitir el mensaje, el que está consumiendo ese mensaje puede ser mi futuro cliente. Claro que sí: no solo hay que trabajar para la persona que me contrata para esa actividad específica, sino porque, entre los que vienen a consumirlo, puede estar mi futuro cliente. Dentro del ceremonial y protocolo, cuando uno se viste, también tiene que tener en cuenta la postura, y qué vestimenta usar para cada evento.

El protocolo de las banderas

Siempre veo que se discute mucho, en eventos públicos, tanto en la faz pública como en la privada, el tema de las banderas: una bandera argentina, o del país que corresponda, para cualquier colega que nos esté viendo, tiene que estar presente siempre, sea una actividad privada o pública. La bandera tiene que estar en algún lugar en especial, en la entrada, en un escenario.

Estas cosas las noto cuando voy a distintos eventos, y trato de hacerte preguntas desde la ignorancia, más allá de que uno lo sepa o no. El tema de la bandera: ¿es un hecho ligado a la nacionalidad de quien organiza el evento, o solo se pone en algunos eventos especiales? Más allá de contarme en qué lugar. En lo institucional público, la bandera tiene que estar, ¿por qué? Porque es un símbolo patrio: en Argentina, la bandera nacional es un símbolo patrio.

Entonces, se le debe rendir el debido respeto y honor. Hay una ley que dice cómo tiene que ser la bandera, en qué forma, tamaño y colores, como corresponde a la bandera oficial de la nación. Tiene que estar presente y hay que ubicarla protocolarmente: la bandera nacional es el máximo símbolo de la patria, y debe estar en el lugar indicado.

La etiqueta y los códigos de vestimenta

Si comparten espacio con banderas nacionales extranjeras, estas tienen igualdad jurídica entre los Estados, es decir, el mismo rango. Para el orden protocolar siempre se toma en cuenta la bandera del país anfitrión: en Argentina, la que más jerarquía tiene es la nacional, y después vienen las demás, ordenadas jurídicamente en orden alfabético, en el idioma del país anfitrión. ¿Cómo lo ordenamos en función de lo visual?

Hay un orden centro métrico, y un orden lateral, que idealmente debería armarse de esa manera, pero también tenemos que tener en claro el contexto del lugar, para poder ordenar cómo debe ser la posición de las banderas. Hablabas de cómo vestirse, eso es una parte del ceremonial y protocolo que es la etiqueta. La etiqueta te habla del saber ser y el saber estar.

¿Cómo me comporto? ¿Cómo me visto? ¿Cómo me relaciono con el otro? Qué buen punto: por ejemplo, en un casamiento social de alto nivel, la invitación te va a dar el código de vestimenta, te va a decir cómo tenés que vestirte: casual, de etiqueta, de traje. Depende de la hora del día y de la actividad, te van a dar un margen de cómo vestirte.

Es decir, si vas distinto a lo que dice la etiqueta, ya estás rompiendo el código, porque te están diciendo: tenés que venir de bermuda amarilla. En el ceremonial y protocolo, los ultraconservadores de esta disciplina siempre sostuvieron que el ceremonial y protocolo son para el alto nivel social y para los actos solemnes y públicos. En mi postura, el ceremonial está en cualquier acto del ser humano. Comparto eso, te iba a decir lo mismo: para mí, las veinticuatro horas. Tal cual.

El ceremonial en la vida cotidiana

Ahora, por ejemplo, yo quiero hacer mi cumpleaños en una quinta, y por WhatsApp invito a mis amigos y les digo: vénganse el sábado a las tres de la tarde, vamos a estar en la pileta, traigan una bermuda. Eso deja de ser de alto nivel social, deja de ser un acto solemne, pero también es ceremonial y protocolo. Porque los estoy invitando usando un medio: antes era una invitación formal, ahora estoy usando WhatsApp, y estoy diciendo dónde tienen que ir, cómo tienen que ir, cómo se tienen que comportar y cómo se tienen que vestir. Entonces, les estoy dando un código de etiqueta popular, pero es ceremonial y protocolo.

Me parece muy bueno que lo digas, de hecho me hiciste acordar a mi fiesta de cincuenta, en la que vos estuviste presente: además de haber hecho algunas invitaciones impresas, también mandé por WhatsApp, y ahí ponía las indicaciones de cómo tenía que venir la mujer o el hombre, para que todos tuvieran una especie de misma vestimenta. Hice buen ceremonial y protocolo, según tus definiciones, Eduardo. Eduardo, ¿qué otros tips podríamos tener en cuenta, además de estos que nos contás?

Conocer al público, la interna y la competencia

¿Hay algo más que los colegas de la comunicación en Latinoamérica podrían tener en cuenta? Hay un ABC básico: en el ceremonial tenés que tener muy claro esto: ¿para quién trabajás? Conocer para quién trabajás, el entorno del lugar donde trabajás, es decir, tus funcionarios y quienes son parte de esa cabeza, las internas dentro de ese espacio. Ah, ¿las internas también son importantes?

Sí, tal cual, porque no podés disociar la cabeza de tu institución de la identidad de la institución: no podés disociarlas. Tiene que haber coherencia entre la cabeza, lo que quiere la empresa y lo que hace la empresa. Entonces, tenés que conocer la interna, pero también, en el caso de lo empresarial, tenés que conocer la competencia. ¿Por qué?

Cuando tenés dos empresas que hacen lo mismo, trabajás para que la tuya esté por encima de la otra. Llevándolo a lo institucional, a lo oficial: tengo que conocer a mi funcionario, a los funcionarios de la cartera, la interna de la política, y también a la oposición. ¿Esto sería una manera de diferenciarse, de jerarquizarse, de darle nivel a tu trabajo y a tus clientes? Digamos que tenés que saber cómo funciona la empresa para poder posicionarla, no solo en la cabeza, sino internamente. Teniendo ese conocimiento, vas a poder actuar en consecuencia para llevarla al nivel que querés.

Formación profesional en ceremonial y protocolo

Eduardo, si hay personas que quisieran tener más conocimiento del tema, la asociación que presidís actualmente, ¿brinda textos, eventos, calendarios de actividades, cursos, etcétera? Nosotros somos una asociación que jerarquiza y profesionaliza a quien ya está metido en el ceremonial. ¿De qué forma? Avalamos que todos los que están en ceremonial hagan la tecnicatura superior, porque es una carrera relativamente nueva, creada por trabajadores del ceremonial. ¿Cuántos años dura, Eduardo? La tecnicatura superior son tres años, y a partir de este año se implementó la licenciatura, o sea que ya en Argentina es una carrera de grado. Los primeros egresados estarán dentro de dos años.

Pero lo que hace la asociación en cuanto a formación es brindar las herramientas para que la gente se forme gratuitamente en una carrera técnica superior. Damos charlas, damos cursos, pero recomiendo que, si alguien se va a dedicar a esto, lo haga de manera profesional, con un título. Para quien quiere tener un poco de conocimiento, solo para profundizar, hay diplomaturas, hay cursos muy buenos. En este momento, en el contexto de la pandemia, nosotros no estamos dando cursos.

Cierre y despedida

Sí, damos charlas online, pero más algo específico, no todo el abanico que conlleva ser profesional de ceremonial y protocolo. Eduardo López Cardozo, presidente de la Asociación de Ceremonial y Protocolo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, acá en la República Argentina, te agradezco mucho este tiempo que nos dedicaste, a todo el movimiento latinoamericano de Dircom.

Te mando, como siempre digo, un fuerte abrazo Dircom, y te deseo que sigas difundiendo esta pasión por el ceremonial y el protocolo, y por la comunicación, como siempre hacés, porque te conozco desde hace tiempo. Es un placer que me llamen siempre para hablar y difundir lo que es el ceremonial y protocolo. Mi primera respuesta siempre es sí. Qué grande. Bueno, después viene la agenda, y la agenda a veces dice que no, pero es la que manda. Espero, ya que me llamaste, que a todo el pueblo latinoamericano le haya servido esta charla. Esto fue el podcast Dircom, pasión por la comunicación y la gestión. Grupo Dircom, hablamos de comunicación en español. Hasta la próxima.