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Rol de las oficinas de comunicacion

Por: Lic. Juan José Larrea
Jefe de Prensa del Ombudsman Nacional

Es necesario tener en cuenta que una oficina de Prensa debe desarrollar un papel activo, con iniciativa y muy predispuesta a contestar los requerimientos hechos por los medios de comunicación en busca de algún dato preciso, hablar con el Pte. o material para difundir (esto último de gran importancia y luego veremos por qué).

Cuando nos referimos al rol de las oficinas de prensa y los medios de comunicación, debemos detenernos a pensar cual es el rol que tiene la oficina antes mencionada en el organismo al que pertenece. Cuál es el grado de participación que le da el Pte. de la Institución en las reuniones de trabajo, decisiones, sondeo de opinión interno, viajes, proyectos, jornadas, etc.- 

La planificación y ejecución de un Plan Comunicacional es la herramienta adecuada para que un gobierno, organismo o empresa privada enfrente los desafíos que imponen los tiempos modernos

Las relaciones que se emprendan con los medios de comunicación no alcanzan por si solas, si no forman parte de una estrategia que englobe al personal (gerentes, profesionales, administrativos, atención al público, etc.), al correo electrónico, página web oficial, las relaciones institucionales, publicidad externa, entre otros factores, ya que no debemos olvidar que todos estos elementos son tan importantes como el producto final mismo por el cual se esté trabajando o la imagen de la organización.-

Es muy importante el profesional que está a cargo de llevar adelante la oficina de prensa, no debería ser una persona recién recibida o con poca experiencia. 

También es conveniente que el resto de las personas que están a cargo de otras áreas de trabajo tengan una leve idea de lo que hoy significa  la comunicación. Este punto es uno de los problemas más grande en casi todas las organizaciones: la ignorancia en el tema, poco interés en comunicar, etc.

  • No debe ser usada solo cuando tenemos un interés de por medio.
  • MANTENER INFORMADO: Al Pte. de la empresa todo el tiempo.
  • PRENSA PRIVADA: Hay una gran cantidad de empresas que se dedican a ofrecer prensa de entidades públicas o privadas 
  • RUMOR: Una buena relación con medios por parte de una oficina de prensa puede ser advertida de un rumor y, actuar en consecuencia.
  • E-Mail (Electronic Mail): Las empresas son víctimas de ataques por internet.
    • Hay que estar preparados en todo sentido y en permanente contacto con los medios de comunicación, son ellos los que transmiten las cosas que circulan en la sociedad real… y en la virtual. Siempre vamos a necesitar de ellos. Virtual… el correo electrónico es hoy uno de los más peligrosos virus pero, no para nuestras computadoras, si no que por el contrario es letal para las entidades y, si se pregunta por qué, se puede recordar el caso de Ford y Firestone cuando un trabajador de la industria automotriz de Venezuela envió un e-mail sobre un recambio de neumáticos en la camioneta Ford Explorer. En pocos días se propagó por varios países. Aún cuando ya hacia tiempo que había comenzado el recambio todo salió a la luz  llegando a usuarios, periodistas, medios y empresas. Millones de dólares ambas empresas han gastado afrontando este problema (recambio y cuidado de imagen entre otros). En Argentina está el caso de Unicenter Shopping (robo de tarjeta).-
    • Por supuesto es increíblemente bueno, efectivo y ágil en la comunicación con todos los comunicadores sociales.
  • Página de Internet
    • Cada vez más es la gente que utiliza Internet para informarse.
    • Imagen de la Institución en el mundo virtual (cada vez más real).
    • Sección de prensa fácil de ubicar y de usar. Con mayor cantidad de datos.
    • La importancia de tenerla siempre actualizada en todos los aspectos.
    • Casos en crisis (Lapa – Boing)
    • Página para crisis (Aerolíneas)

No solo comunicar tecnología, sino usar la tecnología para comunicar

La Comunicación es un proceso de ida y vuelta, no se puede transmitir un mensaje efectivo al mercado si primero no se comprenden las necesidades que la otra parte tiene de recibir un mensaje, el contexto de la comunicación, los estados de ánimo y la disposición y la capacidad del destinatario a escuchar lo que la empresa desea decir.

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