Plan de señalización efectivo

Transcripción completa del episodio «Plan de señalización efectivo», del Podcast DIRCOM, conducido por Juan José Larrea. Spotify https://podcastdircom.com/ o en el Canal de YouTube http://dircom.tv/

El pedido de una colega en Salta

¿Qué tal, colega? Bienvenido a este nuevo PodCast Dircom, a este fascinante mundo de la comunicación. Hoy te quiero hablar sobre un plan de señalización efectivo para una organización pequeña, mediana o grande. Un día me escribe una colega, hoy gran amiga, Virginia Goitia, allá en la provincia de Salta, en la República Argentina.

Ella dirige la comunicación de una clínica privada, y me comenta que va a hacer toda una reforma de señalización dentro de la organización, y que tiene miedo de que se le escape algo. Uno siempre consulta para tratar de reducir errores. Virginia me dice: «¿qué te parece que debería tener en cuenta para un buen plan de señalización interno, que sea efectivo?» Me entusiasma todo lo que sea comunicación, así que me puse a investigar y reflexionar.

Le armé algo que trata de ayudar a lo que ella ya tenía pensado, y lo comparto con vos: un plan de señalización efectivo. Te lo explico pensando en un hospital, pero puede ser para toda organización. Vos adaptalo a tu organización, a tu cliente. Puede servir para hacerlo un poco más completo, tenerlo en cuenta, si queremos o no agregar ciertas acciones dentro de ese plan de comunicación de señalización.

En este caso, como ejemplo, un plan de señalización efectivo para un hospital. Empiezo diciéndote qué habría que tener en cuenta. La señalización, por supuesto, es fundamental. La señalización en sí es comunicación, y ayuda a la experiencia de usuarios, para que tus clientes y públicos tengan una rica experiencia dentro de tu servicio.

Símbolos, colores y áreas que hay que señalizar

Es fundamental, en el caso de un hospital, para orientar a los pacientes y visitantes, a aquellos que van a acompañar a alguien. No solo para saber dónde hay un área o servicio que estoy buscando, sino también para saber cómo actuar ante una evacuación, una emergencia. Hay que tener en cuenta varios aspectos. En la modernidad de la década que estamos viviendo, y con el avance tecnológico, voy a repasar diferentes tácticas o acciones que te puedan llegar a ser útiles.

Símbolos y colores: en el caso de un hospital, yo te diría que hay que tratar de utilizar los símbolos y colores más estandarizados posibles. Tanto nacionales como internacionales, para cualquier persona, cualquier integrante de tus públicos, ya tenga un cierto conocimiento o no. No inventemos ni impongamos algo que, en realidad, después no resulte, porque no se tuvo muy en cuenta al público. Tener en cuenta la estandarización de los símbolos y colores.

Por ejemplo, el color verde, como se utiliza en casi todo el mundo, para señalar áreas de emergencia. Y el color rojo, para indicar un área de peligro. Lo mismo si vos estás pensando en otra organización: ver qué colores son los estandarizados, nacional o internacionalmente, en esa clase de comunicación. Si estás en dircom.

tv, estás viendo mi presentación, pero si estás en alguna de las plataformas, como iVoox, Apple Podcast, Spotify, no olvides que además en juanjoselarrea. com o grupodircom. com vas a encontrar la presentación, y un texto que armé para que lo puedas descargar y utilizar para tus trabajos, estudios, o para brindarlo a tus clientes. Dentro de los símbolos y colores, hay que identificar los servicios y áreas importantes que deben estar señalizados.

Mapas, actualización periódica y señales de emergencia

Esto incluye consultorios médicos, salas de emergencias, farmacia, laboratorios, áreas de espera… Todas aquellas áreas que vos estés pensando en este momento, y que deban estar bien señalizadas. Un mapa del hospital, o del organismo, incluso que esté bien visto, que esté bien a la vista de todos. Además, que pueda llegar a tener los distintos caminos hacia dónde dirigirse y cómo dirigirse.

También, información adicional: voy a hablar sobre este tema de vuelta, con la utilización de la tecnología. Estarás pensando en la realidad aumentada. En todas las clases siempre apelo al bajo presupuesto económico, y al alto grado de creatividad o conocimiento. Entonces, podés agregar información en un mapa con texto para que sea bien claro, que ayude a completar la información que el visitante, el cliente de un hospital, pueda necesitar, para que sea independiente en sus movimientos.

Más allá de que lo pienses, lo ejecutes, y tengas un buen plan instalado, es sumamente importante que periódicamente lo revises, y lo mantengas actualizado. Mirá cada tanto cómo está, y si hay que actualizar algo, para asegurarte de que esa señalética cumpla su función, y esté en buenas condiciones, que no esté deteriorada. Hay que proporcionar señales de emergencia y evacuación claras. Como te decía al principio, que sean muy fáciles de visualizar.

Testeo con usuarios, iluminación y señales táctiles

Es muy recomendable que, más allá de lo que el profesional que deba asesorarte diga, hay que realizar pruebas con personas que no hayan participado del plan, y que «testeen» si realmente esa señalización está cumpliendo su función: la visualización, la colocación… También tener muy presente que esas señalizaciones, con símbolos y colores, estén bien iluminadas, y no, por el contrario, que tengan escasa luz. La iluminación, en un plan de señalización efectivo, tiene un alto protagonismo. Hay que proporcionar señales táctiles, no solamente en carteles, sino también al alcance de la mano de aquellos públicos que tengan alguna capacidad diferente.

Deben ser lo suficientemente grandes, y colocarse a una altura accesible, para que puedan ser aprovechadas, y tengan su resultado. Subtítulos: como en todos los videos, uno está acostumbrado a poner subtítulos para personas con capacidades diferentes, se deben incluir señales que utilicen lengua de señas, o subtítulos. Cuando hablemos un poco sobre la tecnología, estamos hablando también de pantallas. Esto va a garantizar, querido colega, que puedan comprender la información, y que vos puedas dar lo que el objetivo nos exige: un buen servicio a todos los públicos.

Te hablaba de la ubicación: tiene que ser estratégica, debe estar pensada. Debés considerar muy bien dónde va a estar toda la señalética. Por eso es importante el profesional al que se le va a encargar este tema, es primordial. Puede ser un símbolo con excelentes colores, pero ubicado de una forma en que no se vea, y entonces el trabajo no tiene mucho sentido.

Diversidad de públicos y el rol de la tecnología (TIC)

Deben estar en lugares visibles y de fácil acceso para todas las personas, según esa señalización. Tener en cuenta a las personas con distintas capacidades auditivas y/o visuales. Algo que yo pongo como opcional: podés proporcionar señales en idiomas diferentes, para garantizar la comprensión de aquellos que no hablan el idioma local. No importa si tu organización es pequeña, mediana o grande, si es pública o privada.

Lo que importa es si podés llegar a tener públicos que no hablen tu idioma. Esto va a depender de dónde está ubicada tu organización. La tecnología juega un papel fundamental, más a la altura de la época que estamos viviendo. Uno tiene que tratar de hacer una fusión entre lo físico y lo virtual, para que nuestro plan de señalización eficiente realmente lo sea.

Esta herramienta puede ser muy valiosa: por ejemplo, mapas interactivos, señalización digital, aplicaciones móviles para descargar en tabletas o celulares, lo que definimos como dispositivos móviles… Esto va a mejorarlo todo, va a mejorar la experiencia de tus públicos. Vas a estar a la altura de la tecnología, de la modernidad en el tiempo que vivimos, y también vas a lograr que esa información, que esté en señalizaciones digitales, esté actualizada en tiempo real. Desde una computadora vas a poder ir actualizando aquello que se va modificando.

Realidad aumentada, personal de orientación y folletos

Dentro de la tecnología, te hablaba de mapas interactivos, que pueden estar en pantallas táctiles o aplicaciones móviles. Las señales digitales pueden informar de manera actualizada y en tiempo real, pero no solamente actualizándolo vos manualmente en el momento, sino dejar programados mensajes dependiendo de ocasiones, oportunidades, fechas… Que esa actualización se realice en un horario que uno ya haya programado, y se dispare solo, según el día y la hora que uno desee. La realidad aumentada, que es de bajo costo, juega un papel preponderante en esta misma aplicación.

Si lo programás con un informático, también se puede dar la posibilidad de que las personas, con el teléfono, puedan apuntar hacia algún cartel, objeto, un código QR, y que en su pantalla aparezca información adicional. Insisto: si vos agregaste esto, eso es realidad aumentada. Te pido, por favor, que de todo lo que voy comentando, en los comentarios agregues aquello que esté faltando, ideas nuevas, innovadoras. Entre vos y nosotros, todo aquel que mire estos videos, o esté escuchando los podcasts, se va a encontrar con una riqueza muy grande.

La gestión de la comunicación, colega, la hacemos juntos. Todas las ideas que tengas, aquello que consideres que falta, ¡lo vamos a recibir con los brazos abiertos! Además de la señalización física y digital, se puede contar con personal especialmente entrenado, para ayudar a las personas a encontrar los servicios que necesiten, y responder sus preguntas. Tener a alguien en la entrada, o en distintos lugares estratégicos, que puedan hacerle más fácil la experiencia al usuario, que puedan ser orientadas, además de con la señalización física y digital, con folletos o mapas impresos que uno pueda tomar e ir leyendo las indicaciones de lo que está buscando.

El profesional indicado para armar el plan

También, un dato aparte: un número de teléfono donde me puedan brindar orientación. Poder llamar por teléfono, y que me indiquen aquellas dudas o consultas que quiero realizar. Esto debe ser, por supuesto, dirigido por vos, como profesional de la comunicación, que abarque todas las aristas de la comunicación. Pero asesorado por algún profesional especializado.

¿Cuál debería ser? A mi entender, pero escucho otras opiniones, debería ser un experto en señalización y/o experto en diseño de interiores. Alguien con conocimientos para crear un plan de señalización que cumpla con las normas estandarizadas, nacionales como internacionales, que se puedan aplicar, de fácil y práctico seguimiento para todos los públicos. Es esencial, digo, no inventar nada.

Por supuesto que hay que apelar a nuestra creatividad, y cada vez desarrollar más el entrenamiento de nuestros cerebros, porque, si bien la tecnología nos da muchos beneficios, está yendo en detrimento de nuestra capacidad de raciocinio. Yo hablo mucho de la demencia digital en nuestros podcasts: estamos perdiendo la memoria. Entonces, que sea de fácil entendimiento para todos. Este asesoramiento es muy necesario, tenelo en cuenta.

Cierre: lo esencial de un buen plan de señalización

Un plan de señalización efectivo, con todas estas sugerencias que te estoy brindando, con el ejemplo de un hospital, debe tener en cuenta la diversidad de las necesidades de nuestros públicos, porque nuestros públicos tienen capacidades diferentes. Entonces, hay que utilizar símbolos y colores estandarizados, señales táctiles, lengua de señas, señales en idiomas diferentes… Doy esto como algo opcional, dependiendo de dónde esté tu organismo. Aprovechar al máximo la gratuidad y las ventajas, aunque puede haber, por supuesto, partes costosas, que nos brinda la tecnología, y de esta manera poder garantizar, o acercarnos a lo mejor de un plan de señalización efectivo para todos los usuarios, para que todos encuentren fácilmente los servicios que necesitan, y vos puedas brindar un buen servicio, que es tu objetivo.

¡Hasta acá llegamos! Quiero agradecerte, y pedirte, por favor, que comentes cómo deberíamos tener un excelente plan de señalización. Dejanos tus sugerencias, y también tus consultas. Estamos siempre a disposición, gestionando la comunicación en Iberoamérica junto a expertos latinos, como vos, y con nuestra idiosincrasia.

Y te mando un fuerte abrazo, Dircom, colega. Hasta la próxima.