Bienvenidos a nuestro Manual de Capacitación de Google Workspace. Esta guía está diseñada para equipos empresariales, profesionales y usuarios independientes que desean aprovechar al máximo las herramientas y funcionalidades que ofrece Google Workspace. Además, dicto talleres prácticos para profundizar en el uso y aplicaciones de esta suite de productividad, adaptados a las necesidades específicas de cada grupo o individuo.
Clase 1: Introducción a Google Workspace y Gmail
¿Qué es Google Workspace?
Google Workspace (anteriormente conocido como G Suite) es un conjunto de herramientas y servicios de productividad y colaboración en la nube, desarrollado por Google. Estas aplicaciones están diseñadas para ayudar a las empresas y organizaciones a mejorar su eficiencia, comunicación y gestión de tareas en un entorno digital seguro y accesible desde cualquier lugar.
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Principales Componentes de Google Workspace
- Gmail: Servicio de correo electrónico que ofrece almacenamiento generoso, herramientas avanzadas de búsqueda, etiquetas para organizar correos y una integración fluida con otras aplicaciones de Google.
- Google Calendar: Herramienta de gestión de calendario que permite programar y compartir eventos, recibir recordatorios y sincronizar calendarios con otras aplicaciones de Google Workspace.
- Google Drive: Servicio de almacenamiento en la nube que permite guardar, organizar y compartir archivos y carpetas de manera segura. Incluye aplicaciones integradas como Google Docs, Sheets y Slides para la creación y edición de documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
- Google Meet: Plataforma de videoconferencias que facilita la realización de reuniones virtuales con funciones como compartir pantalla, chat en vivo, grabación de reuniones y control de participantes.
- Google Keep: Aplicación para tomar notas rápidas, crear listas y establecer recordatorios, todo accesible desde cualquier dispositivo.
- Google Tasks: Herramienta para crear y gestionar listas de tareas, que se integra con Gmail y Google Calendar.
- Google Contacts: Servicio para gestionar y organizar contactos, con sincronización automática entre dispositivos y aplicaciones de Google.
Beneficios de Google Workspace
- Colaboración en Tiempo Real: Permite a múltiples usuarios trabajar simultáneamente en documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
- Accesibilidad: Las herramientas están disponibles en cualquier momento y lugar, siempre que haya una conexión a Internet.
- Integración: Las aplicaciones de Google Workspace están perfectamente integradas entre sí, mejorando la eficiencia y la facilidad de uso.
- Seguridad: Google ofrece medidas de seguridad avanzadas, incluyendo autenticación de dos factores y encriptación de datos, para proteger la información de los usuarios.
- Productividad: Facilita la organización y gestión de tareas, calendarios y comunicaciones, optimizando el flujo de trabajo.
Gmail
Gmail es el servicio de correo electrónico de Google, diseñado para proporcionar una experiencia de correo electrónico rápida, segura y organizada. A continuación, encontrarás una guía paso a paso para familiarizarte con las funciones y configuraciones básicas de Gmail.
Interfaz de Gmail
- Barra de herramientas superior:
- Buscar en el correo: Barra de búsqueda para encontrar correos por remitente, asunto, contenido, etc.
- Botón «Redactar»: Ubicado en la esquina superior izquierda, para iniciar un nuevo correo.
- Acceso rápido a aplicaciones de Google: Ícono de cuadrícula para acceder a otras aplicaciones de Google Workspace.
- Panel de navegación izquierdo:
- Bandeja de entrada: Muestra todos los correos recibidos.
- Carpetas: Incluye elementos como «Enviados», «Borradores», «Spam», y «Papelera».
- Etiquetas: Permiten organizar correos por categorías personalizadas.
- Chat y Meet: Acceso a Google Chat y Google Meet directamente desde Gmail.
- Panel central:
- Correos: Muestra los correos electrónicos en la bandeja de entrada o la carpeta seleccionada.
- Correo seleccionado: Vista del contenido del correo seleccionado.
Redactar, Enviar y Recibir Correos
- Redactar un correo:
- Haz clic en el botón «Redactar».
- Aparecerá una ventana emergente donde puedes escribir el destinatario (Para), el asunto y el cuerpo del mensaje.
- Usa las opciones de formato (negrita, cursiva, subrayado, listas, etc.) para dar estilo a tu correo.
- Enviar un correo:
- Una vez redactado, haz clic en el botón «Enviar» en la parte inferior de la ventana de redacción.
- Puedes adjuntar archivos usando el ícono de clip adjunto en la ventana de redacción.
- Recibir y leer correos:
- Los correos nuevos aparecen en la bandeja de entrada.
- Haz clic en cualquier correo para abrirlo y leerlo.
Gestionar Contactos
- Agregar un contacto:
- Abre un correo del remitente que deseas agregar.
- Haz clic en su nombre o dirección de correo y selecciona «Agregar a contactos».
- Acceder a la lista de contactos:
- Ve al ícono de aplicaciones de Google y selecciona «Contactos».
Utilizar Funciones de Búsqueda y Filtros
- Búsqueda:
- Usa la barra de búsqueda en la parte superior para encontrar correos específicos.
- Introduce palabras clave, remitentes, asuntos, o fechas.
- Filtros:
- Haz clic en el ícono de filtro (funnel) en la barra de búsqueda.
- Define criterios para filtrar correos (remitente, destinatario, palabras clave, etc.).
Organizar Correos con Etiquetas y Carpetas
- Crear y aplicar etiquetas:
- Haz clic en «Etiquetas» en el panel izquierdo.
- Selecciona «Crear etiqueta nueva» y asígnale un nombre.
- Para aplicar una etiqueta, selecciona el correo, haz clic en el ícono de etiqueta y elige la etiqueta correspondiente.
- Mover correos a carpetas:
- Selecciona el correo.
- Haz clic en el ícono de carpeta y elige la carpeta de destino.
Configurar la Firma de Correo y Respuestas Automáticas
- Firma de correo:
- Ve a Configuración (ícono de engranaje) > «Ver toda la configuración».
- En la pestaña «General», desplázate hasta la sección «Firma».
- Agrega o edita tu firma y guarda los cambios.
- Respuestas automáticas:
- En Configuración > «Ver toda la configuración» > «General», desplázate hasta «Respuesta automática».
- Activa la respuesta automática, define las fechas y escribe el mensaje.
Configuración Básica de Seguridad y Privacidad
- Cambiar contraseña:
- Ve a tu cuenta de Google (haciendo clic en tu foto de perfil) > «Administrar tu cuenta de Google» > «Seguridad».
- Selecciona «Contraseña» y sigue las instrucciones para cambiarla.
- Autenticación en dos pasos:
- En la sección de Seguridad, activa la «Verificación en dos pasos» y sigue las instrucciones.
- Revisar actividad de la cuenta:
- En la sección de Seguridad, revisa la «Actividad de dispositivos recientes» para asegurarte de que no haya accesos no autorizados.
Esta guía es solo el comienzo de tu viaje con Google Workspace. A medida que avancemos en las clases, exploraremos cada herramienta en detalle, asegurando que adquieras las habilidades necesarias para utilizarlas de manera efectiva en tu entorno de trabajo.
Ahora vamos a Clase 2: Google Calendar y Google Drive (1 hora, 30 minutos)
Juan José Larrea
Doctor en Comunicación, Licenciado en Comunicación Social y Periodista.
Conferencista y Docente Internacional de posgrados.
Fanático del Ski.
En la actualidad, se desempeña como Director de Grupo DIRCOM.
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