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Google Workspace: Calendar y Drive

Google Workspace: calendar y drive

¡Bienvenidos a la segunda parte de nuestro Manual de Capacitación de Google Workspace! En esta segunda clase (recomiendo ver la primera antes), nos centraremos en dos herramientas fundamentales: Google Calendar y Google Drive. Exploraremos cómo gestionar eficientemente tu tiempo y recursos, compartir y colaborar en documentos, y optimizar la organización de tus proyectos. Esta guía es ideal tanto para equipos empresariales como para profesionales y usuarios independientes que buscan sacar el máximo provecho de estas poderosas aplicaciones.

Si lo deseas podemos combinar una clase presencial o por videollamada particular o para equipos. Puedes enviarme un email a [email protected]

Google Calendar

Google Calendar es una herramienta de gestión de tiempo que permite programar y organizar eventos, recibir recordatorios y compartir calendarios con otros usuarios. A continuación, se presenta una guía paso a paso para aprovechar sus funcionalidades básicas.

Interfaz de Google Calendar

  1. Barra de herramientas superior:
    • Buscar: Barra de búsqueda para encontrar eventos específicos.
    • Botones de navegación: Flechas para moverse entre fechas y un botón para volver al «Hoy».
    • Vista del calendario: Opciones para cambiar entre vistas de día, semana, mes, año, agenda, etc.
  2. Panel de navegación izquierdo:
    • Mis calendarios: Lista de tus calendarios, donde puedes crear, mostrar u ocultar calendarios.
    • Otros calendarios: Calendarios compartidos contigo o públicos que puedes agregar.
    • Botón «Crear»: Para añadir nuevos eventos.
  3. Panel central:
    • Vista del calendario: Muestra los eventos programados según la vista seleccionada (día, semana, mes, etc.).

Crear y Gestionar Eventos

  1. Crear un evento:
    • Haz clic en el botón «Crear» o selecciona una franja horaria en el calendario.
    • Introduce el título del evento, fecha, hora y ubicación.
    • Agrega detalles adicionales como descripción, adjuntos, y color del evento.
  2. Configurar recordatorios y notificaciones:
    • En la ventana de creación del evento, ve a «Notificación» y selecciona cuándo y cómo recibir recordatorios (correo electrónico, notificación).
  3. Editar y eliminar eventos:
    • Haz clic en un evento en el calendario para abrir los detalles.
    • Selecciona el ícono del lápiz para editar o el ícono de la papelera para eliminar el evento.

Compartir Calendarios y Eventos

  1. Compartir un calendario:
    • En «Mis calendarios», coloca el cursor sobre el calendario que deseas compartir.
    • Haz clic en los tres puntos verticales > «Configuración y uso compartido».
    • En «Compartir con personas específicas», agrega las direcciones de correo electrónico de las personas con quienes deseas compartir.
  2. Compartir un evento:
    • Al crear o editar un evento, agrega invitados introduciendo sus direcciones de correo en el campo «Agregar invitados».
    • Configura permisos para los invitados (modificar evento, invitar a otros, ver lista de invitados).

Integración con Otras Aplicaciones de Google Workspace

  1. Agregar eventos desde Gmail:
    • Google Calendar puede detectar eventos en tu correo de Gmail y añadirlos automáticamente a tu calendario.
  2. Sincronización con Google Meet:
    • Al crear un evento, puedes añadir una videollamada de Google Meet automáticamente, permitiendo a los invitados unirse directamente desde el evento en el calendario.
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Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube que permite guardar, organizar y compartir archivos y carpetas de manera segura. También incluye aplicaciones integradas como Google Docs, Sheets y Slides para la creación y edición de documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Aquí tienes una guía para utilizar Google Drive de manera efectiva.

Introducción a Google Drive

  1. Acceder a Google Drive:
    • Desde tu cuenta de Google, selecciona el ícono de aplicaciones de Google y haz clic en «Drive».
    • Puedes acceder directamente a drive.google.com.
  2. Interfaz de Google Drive:
    • Barra de herramientas superior: Contiene opciones para búsqueda, configuración y acceso a la ayuda.
    • Panel de navegación izquierdo: Incluye accesos a «Mi unidad», «Compartidos conmigo», «Recientes», «Destacados», y «Papelera».

Panel central: Muestra los archivos y carpetas dentro de la ubicación seleccionada.

Subir, Organizar y Compartir Archivos y Carpetas

  1. Subir archivos y carpetas:
    • Haz clic en el botón «Nuevo» en el panel de navegación izquierdo.
    • Selecciona «Subir archivo» o «Subir carpeta» y elige los archivos o carpetas desde tu dispositivo.
  2. Organizar archivos y carpetas:
    • Para crear una nueva carpeta, haz clic en «Nuevo» > «Carpeta».
    • Arrastra y suelta archivos y carpetas para reorganizarlos dentro de tu unidad.
    • Usa colores y estrellas para destacar archivos y carpetas importantes.
  3. Compartir archivos y carpetas:
    • Haz clic derecho en el archivo o carpeta que deseas compartir y selecciona «Compartir».
    • Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas con quienes deseas compartir.
    • Configura los permisos (ver, comentar, editar) y haz clic en «Enviar».

Diferencias entre «Mi unidad» y «Unidad compartida»

  1. Mi unidad:
    • Contiene todos los archivos y carpetas que has subido o creado personalmente.
    • Puedes organizar, compartir y acceder a estos archivos desde cualquier dispositivo con tu cuenta de Google.
  2. Unidad compartida:
    • Espacios compartidos creados por equipos o proyectos, donde los archivos pertenecen al equipo en lugar de a individuos.
    • Todos los miembros del equipo tienen acceso a los archivos según los permisos establecidos.
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Configuración de Permisos y Acceso

  1. Permisos de archivo:
    • Al compartir un archivo, puedes elegir si los destinatarios pueden «ver», «comentar» o «editar» el archivo.
    • Puedes cambiar o revocar permisos en cualquier momento desde la configuración de compartición del archivo.
  2. Permisos de carpeta:
    • Similar a los archivos, pero todos los archivos dentro de la carpeta heredarán los permisos de la carpeta principal.
    • Esto facilita la gestión de permisos cuando se trabaja en proyectos colaborativos.

Utilización de Google Docs, Sheets y Slides desde Drive

  1. Crear y editar documentos:
    • Desde Google Drive, haz clic en «Nuevo» y selecciona «Google Docs», «Google Sheets» o «Google Slides».
    • Trabaja en tiempo real con otros usuarios, viendo los cambios instantáneamente.
  2. Guardar y organizar documentos:
    • Todos los documentos creados se guardan automáticamente en Google Drive.
    • Organiza tus documentos dentro de carpetas para mantener tu unidad ordenada.

Funciones de Búsqueda y Administración de Almacenamiento

  1. Buscar archivos:
    • Usa la barra de búsqueda en la parte superior para encontrar archivos por nombre, tipo, propietario o contenido.
    • Aplica filtros para refinar los resultados de búsqueda.
  2. Administración de almacenamiento:
    • Ve a la configuración de Google Drive para ver el uso de almacenamiento.
    • Elimina archivos grandes o no deseados para liberar espacio.
    • Considera opciones de almacenamiento adicional si es necesario.

Esta guía te proporcionará una base sólida para usar Google Calendar y Google Drive. A medida que te familiarices con estas herramientas, podrás explorar funcionalidades más avanzadas para mejorar tu gestión del tiempo y la organización de archivos.

No olvides que está la primera clase y ahora debemos pasar a la tercera clase.

Dr. Juan José Larrea, autor del presente texto publicado en wwwljuanjoselarrea.com

Juan José Larrea

Doctor en Comunicación, Licenciado en Comunicación Social y Periodista.
Conferencista y Docente Internacional de posgrados.
Fanático del Ski.
En la actualidad, se desempeña como Director de Grupo DIRCOM.

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