Google Workspace: Calendar y Drive

¡Bienvenidos a la segunda parte de nuestro Manual de Capacitación de Google Workspace! En esta segunda clase (recomiendo ver la primera antes), nos centraremos en dos herramientas fundamentales: Google Calendar y Google Drive. Exploraremos cómo gestionar eficientemente tu tiempo y recursos, compartir y colaborar en documentos, y optimizar la organización de tus proyectos. Esta guía es ideal tanto para equipos empresariales como para profesionales y usuarios independientes que buscan sacar el máximo provecho de estas poderosas aplicaciones.

Si lo deseas podemos combinar una clase presencial o por videollamada particular o para equipos. Puedes enviarme un email a [email protected]

Google Calendar

Google Calendar es una herramienta de gestión de tiempo que permite programar y organizar eventos, recibir recordatorios y compartir calendarios con otros usuarios. A continuación, se presenta una guía paso a paso para aprovechar sus funcionalidades básicas.

Interfaz de Google Calendar

1. Barra de herramientas superior:
   • Buscar: Barra de búsqueda para encontrar eventos específicos.
   • Botones de navegación: Flechas para moverse entre fechas y un botón para volver al «Hoy».
   • Vista del calendario: Opciones para cambiar entre vistas de día, semana, mes, año, agenda, etc.
2. Panel de navegación izquierdo:
   • Mis calendarios: Lista de tus calendarios, donde puedes crear, mostrar u ocultar calendarios.
   • Otros calendarios: Calendarios compartidos contigo o públicos que puedes agregar.
   • Botón «Crear»: Para añadir nuevos eventos.
3. Panel central:
   • Vista del calendario: Muestra los eventos programados según la vista seleccionada (día, semana, mes, etc.).

Crear y Gestionar Eventos

1. Crear un evento:
   • Haz clic en el botón «Crear» o selecciona una franja horaria en el calendario.
   • Introduce el título del evento, fecha, hora y ubicación.
   • Agrega detalles adicionales como descripción, adjuntos, y color del evento.
2. Configurar recordatorios y notificaciones:
   • En la ventana de creación del evento, ve a «Notificación» y selecciona cuándo y cómo recibir recordatorios (correo electrónico, notificación).
3. Editar y eliminar eventos:
   • Haz clic en un evento en el calendario para abrir los detalles.
   • Selecciona el ícono del lápiz para editar o el ícono de la papelera para eliminar el evento.

Compartir Calendarios y Eventos

1. Compartir un calendario:
   • En «Mis calendarios», coloca el cursor sobre el calendario que deseas compartir.
   • Haz clic en los tres puntos verticales > «Configuración y uso compartido».
   • En «Compartir con personas específicas», agrega las direcciones de correo electrónico de las personas con quienes deseas compartir.
2. Compartir un evento:
   • Al crear o editar un evento, agrega invitados introduciendo sus direcciones de correo en el campo «Agregar invitados».
   • Configura permisos para los invitados (modificar evento, invitar a otros, ver lista de invitados).

Integración con Otras Aplicaciones de Google Workspace

1. Agregar eventos desde Gmail:
   • Google Calendar puede detectar eventos en tu correo de Gmail y añadirlos automáticamente a tu calendario.
2. Sincronización con Google Meet:
   • Al crear un evento, puedes añadir una videollamada de Google Meet automáticamente, permitiendo a los invitados unirse directamente desde el evento en el calendario.

Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube que permite guardar, organizar y compartir archivos y carpetas de manera segura. También incluye aplicaciones integradas como Google Docs, Sheets y Slides para la creación y edición de documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Aquí tienes una guía para utilizar Google Drive de manera efectiva.

Introducción a Google Drive

1. Acceder a Google Drive:
   • Desde tu cuenta de Google, selecciona el ícono de aplicaciones de Google y haz clic en «Drive».
   • Puedes acceder directamente a drive.google.com.
2. Interfaz de Google Drive:
   • Barra de herramientas superior: Contiene opciones para búsqueda, configuración y acceso a la ayuda.
   • Panel de navegación izquierdo: Incluye accesos a «Mi unidad», «Compartidos conmigo», «Recientes», «Destacados», y «Papelera».

Panel central: Muestra los archivos y carpetas dentro de la ubicación seleccionada.

Subir, Organizar y Compartir Archivos y Carpetas

1. Subir archivos y carpetas:
   • Haz clic en el botón «Nuevo» en el panel de navegación izquierdo.
   • Selecciona «Subir archivo» o «Subir carpeta» y elige los archivos o carpetas desde tu dispositivo.
2. Organizar archivos y carpetas:
   • Para crear una nueva carpeta, haz clic en «Nuevo» > «Carpeta».
   • Arrastra y suelta archivos y carpetas para reorganizarlos dentro de tu unidad.
   • Usa colores y estrellas para destacar archivos y carpetas importantes.
3. Compartir archivos y carpetas:
   • Haz clic derecho en el archivo o carpeta que deseas compartir y selecciona «Compartir».
   • Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas con quienes deseas compartir.
   • Configura los permisos (ver, comentar, editar) y haz clic en «Enviar».

Diferencias entre «Mi unidad» y «Unidad compartida»

1. Mi unidad:
   • Contiene todos los archivos y carpetas que has subido o creado personalmente.
   • Puedes organizar, compartir y acceder a estos archivos desde cualquier dispositivo con tu cuenta de Google.
2. Unidad compartida:
   • Espacios compartidos creados por equipos o proyectos, donde los archivos pertenecen al equipo en lugar de a individuos.
   • Todos los miembros del equipo tienen acceso a los archivos según los permisos establecidos.

Configuración de Permisos y Acceso

1. Permisos de archivo:
   • Al compartir un archivo, puedes elegir si los destinatarios pueden «ver», «comentar» o «editar» el archivo.
   • Puedes cambiar o revocar permisos en cualquier momento desde la configuración de compartición del archivo.
2. Permisos de carpeta:
   • Similar a los archivos, pero todos los archivos dentro de la carpeta heredarán los permisos de la carpeta principal.
   • Esto facilita la gestión de permisos cuando se trabaja en proyectos colaborativos.

Utilización de Google Docs, Sheets y Slides desde Drive

1. Crear y editar documentos:
   • Desde Google Drive, haz clic en «Nuevo» y selecciona «Google Docs», «Google Sheets» o «Google Slides».
   • Trabaja en tiempo real con otros usuarios, viendo los cambios instantáneamente.
2. Guardar y organizar documentos:
   • Todos los documentos creados se guardan automáticamente en Google Drive.
   • Organiza tus documentos dentro de carpetas para mantener tu unidad ordenada.

Funciones de Búsqueda y Administración de Almacenamiento

1. Buscar archivos:
   • Usa la barra de búsqueda en la parte superior para encontrar archivos por nombre, tipo, propietario o contenido.
   • Aplica filtros para refinar los resultados de búsqueda.
2. Administración de almacenamiento:
   • Ve a la configuración de Google Drive para ver el uso de almacenamiento.
   • Elimina archivos grandes o no deseados para liberar espacio.
   • Considera opciones de almacenamiento adicional si es necesario.

Esta guía te proporcionará una base sólida para usar Google Calendar y Google Drive. A medida que te familiarices con estas herramientas, podrás explorar funcionalidades más avanzadas para mejorar tu gestión del tiempo y la organización de archivos.

No olvides que está la primera clase.

SOBRE EL AUTOR

Juan José Larrea

Doctor en Comunicación, Licenciado en Comunicación Social y Periodista. Conferencista y Docente Internacional de posgrados. En la actualidad, se desempeña como Director de Grupo DIRCOM.

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